ИПР: Секретарь - Административный ассистент

Документы принимаются не позднее 17.00 часов 23 марта 2023 года по электронной почте makhmatova@dpi.kg с пометкой «Секретарь-административный ассистент».

ОО «Институт политики развития» объявляет конкурс на замещение вакантной должности

СЕКРЕТАРЯ-АДМИНИСТРАТИВНОГО АССИСТЕНТА

Предпосылки

Институт политики развития (ИПР) – общественное объединение, работающее в Кыргызстане с 2009 года. ИПР – организация, работающая в сфере развития местного управления, местных сообществ, платформ для обучения муниципальных служащих и депутатов местных кенешей, для обмена опытом муниципальными служащими, представителями организаций гражданского общества. ИПР реализует ряд программ развития, финансируемых USAID, SDC/Правительством Швейцарии, GIZ и другими, наряду с реализацией своих собственных проектов. Для эффективного и оперативного решения административных вопросов в рамках деятельности ИПР и проектов, организация ищет достойного активного кандидата на должность секретаря-административного ассистента.

Квалификационные требования:

• неоконченное высшее или высшее образование;
• опыт работы не менее года на должности секретаря-ассистента на государственной службе, в неправительственных/международных организациях, проектах развития (стажировки и волонтерская деятельность учитываются как опыт);
• знание основ делопроизводства, методов оформления и обработки документов;
• навыки опытного пользователя ПК (пакет MS Office: Word, Excel, Power Point, Outlook Express) и иной офисной техники;
• опыт в оказании помощи с организацией семинаров, встреч, тренингов;
• навыки ведения учета и хранения исходящей и входящей корреспонденции;
• хорошее владение устным и письменным кыргызским и русским языками. Владение английским языком будет являться преимуществом;
• хорошие навыки деловой коммуникации;
• аккуратность, исполнительность, ответственность;
• наличие не менее 2-х рекомендаций;
• умение работать самостоятельно и в команде с другими сотрудниками.

Подотчетность: секретарь-административный ассистент отчитывается Руководителю организации и Проекта

Должностные обязанности:

• Ведет прием, регистрацию, передачу адресату, учет и хранение исходящей и входящей документации.
• Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию, организует проведение телефонных переговоров руководителя. Организует прием телефонных звонков и перевод их на тех сотрудников, кому они предназначаются.
• По поручению Руководителя готовит проекты писем, запросов и других документов, касающихся деятельности проекта в целом.
• Осуществляет подготовку заседаний и совещаний (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний, копирование материалов.
• Организует прием посетителей, создает условия для их комфортного пребывания в офисе организации.
• Оказывает помощь в бесперебойной и согласованной работе офиса проекта.
• Предоставляет помощь при организации семинаров, тренингов, конференций, форумов, круглых столов, включая: аренду конференц-зала, кейтеринг, транспорт и др., включая проверку участников на предмет включения в санкционные списки.
• Организует отправку корреспонденции (писем, приглашений и др.) по просьбе работников (по факсу, почте, электронной почте, нарочным).
• Выполняет копировально-множительные работы на офисной технике, помогает собирать папки и раздаточные материалы для участников мероприятий.
• Оказывает содействие специалисту по мониторингу по ведению учета индивидуальных бенефициаров
• Выполняет функции помощника менеджера по управлению офисом и кадрами и финансового менеджера, выполняет поручения по вопросам работы административно-финансового отдела, закупок и логистики.
• Выполняет отдельные служебные поручения руководства проекта, ИПР, сотрудников проекта.
• Другие обязанности, назначенные руководителем проекта и/или ИПР.

Форма контракта

Позиция Секретаря-административного ассистента предусматривает срочный трудовой договор и полную занятость.

Местоположение: Бишкек

Период проведения конкурса

Период проведения конкурса с 9 по 23 марта 2023 года.

Стандартный порядок проведения конкурса на замещение вакантной должности

Конкурс на замещение вакантной должности состоит из четырех этапов.

Первый этап – документальный. На данном этапе для участия в конкурсе на замещение вакантной должности заинтересованные и соответствующие квалификационным требованиям кандидаты должны в срок не позднее 17.00 часов 23 марта 2023 года направить по электронной почте makhmatova@dpi.kg с пометкой «Секретарь-административный ассистент» следующие документы:

• 1) резюме на русском или английском языках с описанием опыта работы
• 2) мотивационное письмо, которое должно включать мнение кандидата о том, как его или ее опыт и знания подтверждают соответствие квалификационным требованиям.
• 3)  две рекомендаций

По итогам документального этапа конкурсная комиссия производит изучение поступивших документов и первичный отбор для формирования «короткого» списка кандидатов. В «короткий» список включаются кандидаты, чьи документы соответствуют квалификационным критериям позиции.

К следующим этапам конкурса допускаются только наиболее подходящие кандидаты, включенные в «короткий» список.

Второй этап – верификационный. На данном этапе у кандидатов, включенных в «короткий» список, могут быть запрошены дополнительные документы и произведена проверка на предмет наличия или отсутствия конфликта интересов, а также неприемлемых фактов (compliance review). По решению комиссии может быть организовано тестирование (тестирование может быть совмещено с третьим этапом конкурса). По результатам второго этапа в «короткий» список кандидатов могут быть внесены изменения.

Третий этап – оценочный. На данном этапе конкурсная комиссия проводит собеседование с наиболее подходящими кандидатами, прошедшими два первых этапа конкурса. В ходе собеседования кандидатам предлагаются одинаковые вопросы и одинаковые задания (в случае проведения тестирования на третьем этапе конкурса). Оценка соответствия кандидатов квалификационным требованиям производится в баллах по заранее разработанным критериям, одинаковым для всех кандидатов. По результатам третьего этапа составляется рейтинг кандидатов по количеству баллов, а победителем конкурса признается кандидат, набравший наибольшее количество баллов по итогам суммирования баллов, выставленных всеми членами конкурсной комиссии.

Четвертый этап – переговорный. На данном этапе конкурса с кандидатом проводятся переговоры об условиях трудового договора. В случае, если переговоры достигают результата, удовлетворяющего обе стороны, с победившим кандидатом заключается договор на условиях, определенных на переговорном этапе. В случае, если переговоры достигают не результата, удовлетворяющего обе стороны, руководство ИПР вправе пригласить для переговоров кандидатов, занявших второе или третье места в рейтинге кандидатов по результатам третьего этапе конкурса. В случае если переговоры с данными кандидатами не достигают результата, удовлетворяющего обе стороны, конкурс объявляется повторно.