Институт политики развития объявляет ОТКРЫТЫЙ ТЕНДЕР НА ПРОВЕДЕНИЕ АУДИТА проекта «Голос граждан по подотчетность органов МСУ: бюджетный процесс», финансируемого Правительством Швейцарии в партнерстве с Британским Министерством по международному сотрудничеству. Заявки участников должны быть направлены до 16:30 ч. 16 марта 2012 г., на электронный адрес: dpi.office.kg@gmail.com
ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ
ФИНАНСОВЫЙ АУДИТ
(По согласованным процедурам взаимодействия)
Действительно для оценки финансовой отчетности местных неправительственных организаций, экспертизы проектов в рамках мандата или договоров о внесении вклада.
- Фундаментальные принципы
1.1. Финансовый аудит проекта ("финансовый аудит") будет проводиться независимым аудитором ("Аудитор"), имеющим требуемый уровень профессиональных знаний и опыта, и в соответствии с общепринятыми международными стандартами аудита.
1.2. Настоящее Техническое Задание ("ТЗ") определяет мандат аудитора в связи с финансовым аудитом проектов/программ сотрудничества/исполняющего партнера ("Партнер"), финансируемых Федеральным Министерством Иностранных Дел (ФМИД) Швейцарской Конфедерацией. Финансовый аудит основывается на профессиональных требованиях и руководящих принципах, регулирующих профессиональную деятельность, которая будет осуществляться аудитором в отношении согласованных процедур взаимодействия.
1.3. При планировании, проведении и подаче отчета по финансовому аудиту, аудитор обязан должным образом учитывать следующие аудиторские и другие стандарты, принятые международными профессиональными организациями:
МСА – Международные Стандарты Аудита,
МФБ – Международная Федерация Бухгалтеров.
Кроме того, аудитор должен принимать во внимание соответствующие местные бухгалтерские стандарты, а также местное законодательство по бухгалтерскому учету и отчетности, действующее в стране, в которой проводится финансовый аудит.
- Принципы финансового аудита
Аудитору необходимо запланировать, провести финансовый аудит и составить о нем отчет с тем, чтобы сформировать профессиональное суждение по следующим вопросам, относящимся к деятельности и организации партнера:
2.1 Принципы упорядоченности (финансовой регулярности);
2.2 Существование, адекватность и эффективность системы внутреннего контроля (СВК);
2.3 Соответствие целям проекта и соблюдение условий контракта;
2.4 Экономичность ведения дела и эффективность использования финансовых ресурсов.
- Документы для ссылки
Следующие документы и материалы должны рассматриваться аудитором как основание для проведения финансового аудита:
Законодательство: Национальное законодательство.
Проект/программа: Соглашение о сотрудничестве относительно проекта или организации-партнера; Проектная документация / Техническое задание (ТЗ);
Бюджеты, планы финансирования, операционные планы проекта; Процедуры управления проектом;
Любые другие документы, касающиеся проекта / программы.
Бухгалтерия:Бухгалтерская документация, подлежащая финансовому аудиту;
Финансовый и операционный отчеты, касающиеся проекта/программы.
Аудитор: Настоящее Техническое Задание и соответствующий мандат на проведение финансового аудита;
Предыдущие отчеты о внутреннем и внешнем аудите партнера;
Любая другая информация, запрашиваемая у партнера аудитором.
- Планирование финансового аудита
Аудитор должен адекватно и заблаговременно запланировать финансовый аудит и обеспечить высочайшее профессиональное качество выполнения финансового аудита экономичным и эффективным образом и в согласованные сроки.
На основе информации, полученной на стадии планирования, в том числе свою оценку аудиторского риска, аудитор должен определить:
типы операций, которые будут рассмотрены, и метод аудита (сплошным методом или методом случайной выборки);
виды физической проверки и места, которые будут отобраны;
количество запланированных посещений.
Аудитор обязуется обеспечить преемственность в подходе финансового аудита и аудита команды, даже если есть изменения в списке лидеров группы по сравнению с предыдущим периодом.
- Место финансового анализа
Финансовый аудит будет проводиться в рамках среды проекта (административные помещения и / или удаленные, если применимо).
- Представление руководства о полном раскрытии
Аудитор должен получить письмо о представлении руководства, подписанное руководством организации, в которой проводится финансовый аудит, подтверждающее:
a) признание ответственности организации за ведение счетов и финансовых документов, за их правильность, полноту, справедливость, представление реальных фактов, в соответствии с целями проекта, справочными документами (описание проекта, контракты, бюджеты и т.д.) и национальным законодательством;
b) предоставление в распоряжение аудитора всех бухгалтерских книг, подтверждающих и других документов, протоколов и любой другой соответствующей информации, необходимой для рассмотрения;.
c) полноту информации о собственности и товарно-материальных ценностях.
d) полноту информации о полученном и ожидаемом финансировании, а также о собственных средствах на обозреваемый проект в рассматриваемом периоде.
e) доступность любой информации и разъяснений, будь то устно или письменно,, которые могут потребоваться аудитору для выполнения своего мандата.
f) в случае взносов в местные НПО, в заявлении удостоверяется полнота информации, касающейся полученного, ожидаемого или собственного финансирования обозреваемого проекта в рассматриваемом периоде и необходимых для аудита консолидированной финансовой отчетности организации. Консолидированная финансовая отчетность, в том числе балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках проекта, должна быть приложена к декларации и является его неотъемлемой частью. Эта декларация должна быть включена в отчет о финансовом аудите.
- Подробные процедуры финансового аудита
Для формирования профессионального суждения по нижеследующим вопросам аудитор должен применять надлежащие процедуры аудита. Эти процедуры, применяемые сплошь или выборочно, могут включать: контроль, проверку, оценку, ревизию, интервью, анализ и другие методы аудита. При выборе процедуры аудита, аудитор принимает во внимание результаты своей оценки аудиторского риска (на стадии планирования и в ходе аудита).
Соответственно, он должен определить и выполнить подходящие аудиторские задачи, с тем чтобы получить общее представление о вышеупомянутых аспектах, прежде чем он оценит отдельные выводы и примет окончательное независимое решение об аудите.
Аудитор может выбирать и применять любые другие процедуры аудита, которые он сочтет необходимыми для профессионального проведения финансового аудита.
После получения отчета о финансовом аудите, ФМИД или любое третье лицо, назначенное ФМИД оставляет за собой право запросить другие процедуры аудита, выбранные чтобы справиться с изменением в обстоятельствах проекта или организации партнера.
Примерами возможных процедур аудита являются:
7.1 Принципы упорядоченности (финансовой регулярности) – Принцип 2.1.
Вопросы, связанные с проектом:
a) полномочия / утверждение расходов и действительность подтверждающих документов;
b) сведения о средствах, полученных по проекту и сопоставление с информацией, предоставленной донорами;
c) физическое существование и движение товарно-материальных ценностей, представляющих собственность проекта (основные средства, товарно-материальные ценности, оборотные средства);
d) распределение расходов в соответствии с утвержденным бюджетом (ами);
e) соответствие местных контрактов местному действующему законодательству;
f) определение и осуществление наблюдений, корректировок и рекомендаций происходящих из предыдущих отчетов о финансовом аудите.
Вопросы, связанные с бухгалтерией:
a) арифметическая точность счетов, подтверждающих документов и финансовой отчетности и отчетов;
b) правильность бухгалтерских записей;
c) своевременность регистрации экономических событий и сделок в общей бухгалтерской книге;
d) соответствие финансовой отчетности и информации с общей бухгалтерской книгой;
e) адекватность и правильность поступлений и полнота отражения поступлений;
f) оценка дебиторской задолженности и авансов; обоснование просроченных / невыплаченных сумм, превышающих срок в 1 месяц;
g) сверка остатков наличных денег в кассе и в банке с общей бухгалтерской книгой;
h) определение и осуществление наблюдений, корректировок и рекомендаций происходящих из предыдущих отчетов о финансовом аудите и / или аудиторского заключения.
7.2 Наличие, адекватность и эффективность системы внутреннего контроля (СВК) - Принцип 2.2
a) адекватность внутренней организации (структуры, функции, задачи, полномочия, ответственность, методы, процедуры, распределение обязанностей и т.д.),
b) эффективность процедур проекта, финансового учета и отчетности,
c) соблюдение применимых законов, правил и инструкций,
d) обеспечение физической сохранности имущества,
e) предупреждение бухгалтерских ошибок и финансового мошенничества,
f) адекватность и полнота системы информирования и финансовой отчетности.
7.3 Соответствие целям проекта и соблюдение условий контракта - Принцип 2.3.
a) Соответствие сделок, расходов и поступлений с основными документами проекта (описание проекта, программа деятельности, договоры, техническое задание, бюджеты и т.д.);
b) проверка того, что товары, закупаемые на выделенные средства, используются в рамках определенных целей и по-прежнему доступны или были реализованы/проданы в соответствии с процедурами, определенными в договоре/контракте о проекте;
c) проверка соблюдения положений договора/контракта о проекте;
d) проверка того, что расходы соответствуют согласованным бюджетам. Анализ отклонений между предусмотренными в бюджете и фактическими расходами и обоснования основных изменений бюджета (+ / - 10% от бюджета).
7.4. Экономичное ведение дела и эффективное использование финансовых ресурсов - Принцип 2.4
a) целевое использование финансовых ресурсов для деятельности, как это предусмотрено в договоре о проекте, контракте с консультантом / исполнителем и техническом задании, а также обеспечение надлежащего уровня затрат и выгод;
b) наличие и применение адекватных мер в рамках системы внутреннего контроля (СВК) в связи с использованием выделенных средств;
c) применение процедур управления по отношению к различным операциям проекта. В частности, четкое разграничение обязанностей по жизненно важным функциям и процессам, таким как принятие обязательств, разрешение и учет расходов, сверка наличности в кассе и в банках, отслеживание давно просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, физический контроль над инвентарем и т.д.;
d) соответствие расходов согласованным пунктам бюджета;
e) разумное объяснение и адекватное документальное подтверждение руководством проекта любых отклонений фактических затрат от согласованного бюджета;
f) наличие адекватных тендерных и закупочных процедур, например, оптимальное соотношение затрат и выгод для товаров и услуг, соответствие цены предложения с местной практикой и уровнем затрат;
g) подтверждение того, что цены и тарифы подлежат регулярной проверке и что система бухгалтерского учета соответствует требованиям к инструментам управления, в частности это касается анализа затрат;
h) рассмотрение и обоснование расходов местных и иностранных экспертов/консультантов (арендная плата, командировочные расходы, проживание, заработная плата и т.д.);
i) обзор и обоснование расходов местного персонала (заработная плата к начислению, социальные и пенсионные взносы, подоходный налог и т.д.);
j) наличие журнала учета использования транспортных средств и проверка того, что за использование автомашин для частных нужд были выставлены и оплачены счета;
k) проверка того, что за использование сотрудниками мобильных и стационарных телефонов для частных нужд были выставлены и оплачены счета.
7.5. Выводы и рекомендации
В своем отчете о финансовом аудите аудитор должен:
объяснить и указать количество любых корректировки и/или переклассификацию записей; а также
сформулировать рекомендации по совершенствованию системы внутреннего контроля (СВК), а также проекта и процедур бухгалтерского учета.
8. Заключительная встреча
После завершения финансового аудита, но, прежде чем покинуть проект или офис партнера, аудитор должен провести заключительную встречу с лицами, ответственными за руководство проектом/программой, а также с сотрудниками, ответственными за ведение учета и отчетности. На встрече должны быть рассмотрены результаты аудита проекта, обсуждены серьезные недостатки в проекте, административном и финансовом управлении (в том числе недостатки отдельных сотрудников), и предложены рекомендации по совершенствованию управления проектом,, процедур бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля (СВК).
Содержание обсуждений на заключительной встрече резюмируется в письменной форме и подписывается представителем исполняющего партнера и руководителем команды аудиторов. Данный протокол должен быть приложен к аудиторскому отчету (см. 9.1.13).
9. Отчет о Финансовом аудите
Отчет о финансовом аудите должен прямо соответствовать общим принципам, применимым к аудиторской работе, как указано выше, в пункте 2.
Принцип упорядоченности (финансовой регулярности) и наличие системы внутреннего контроля должны быть положительно подтверждены аудитором.
Аспекты адекватности и эффективности системы внутреннего контроля, соответствия целям проекта и соблюдения условий договора и экономичности ведения дела и эффективности использования финансовых ресурсов, должны быть высказаны в рамках так называемого "отрицательного подтверждения" на основе выполненных действий аудита.
Мы ожидаем, что следующий пункт будет включен в отчет:
"В результате проведенного нами аудита, нами не обнаружено ничего, что позволяет нам полагать, что:
- система внутреннего контроля (СВК) не организована должным образом;
- исполнение проекта не соответствует целям проекта и не придерживается условий договора;
- ведение дела не является экономичным и финансовые ресурсы используются не эффективно".
В своем отчете о результатах финансового аудита, аудитор должен рассмотреть следующие вопросы и изложить отчет по следующей структуре:
9.1 Содержание и структура отчета о финансовом аудите
9.1.1 заключение аудитора (в частности, решение 4 общих принципов заявленных выше в п. 2;
9.1.2 Название проекта и партнеров, в том числе. субподрядчика (ов);
9.1.3 Краткое описание соответствующей информации о партнерах (история, управление, система бухгалтерского учета, система внутреннего контроля, деятельность, не связанная с проектом финансируемым ФМИД т.д.);
9.1.4 Период, охватываемый финансовым аудитом;
9.1.5 Дата и место рассмотрения, наименование аудиторской фирмы, отклонения от первоначальной программы аудита;
9.1.6 Описание примененных процедур рассмотрения и выводы относительно финансовой информации подлежащей аудиту.
балансовый отчет;
отчет о прибылях и убытках;
список предлагаемых корректировок и переклассификаций;
другие вопросы.
9.1.7 анализ отчета по средствам, полученным от ФМИД Швейцарской Конфедерации;
9.1.8 анализ отчета о средствах, полученных от других доноров, если таковые имеют место;
9.1.9 рекомендации по управлению проектом, процедурам бухгалтерского учета и системе внутреннего контроля (СВК);
9.1.10 комментарии в отношении соответствия договору/контракту о проекте и техническому заданию;
9.1.11 сравнение проектного бюджета, включая замечания по основным изменениям;
9.1.12 список инвентаря и основных средств, приобретенных в рамках проекта в течение отчетного периода;
9.1.13 протокол заключительной встречи, как указывалось выше в п.8;
9.1.14 Письмо о представлении руководства организации, в которой проводится аудит, о полном раскрытии информации, как это указано выше в п. 6.
9.2. Валюта и язык отчета о финансовом аудите
Финансовая информация, содержащаяся в отчете о финансовом аудите должна быть выражена в валюте, предусмотренной в настоящем договоре. Отчете о финансовом аудите и все другие прилагаемые к отчету документы должны быть представлены на английском языке.
9.3. Подпись
Отчет о финансовом аудите должен быть подписан представителем аудитора, а также руководителем команды по проведению данного аудита.
Место и дата:
ПРИМЕЧАНИЕ: Период проведения аудита согласовывается сторонами - Заказчиком и Исполнителем. Предварительные временные рамки проведения - апрель месяц. О точных сроках будет сообщено дополнительно.